Gestão do tempo: 4 dicas para gerenciar seu dia de maneira mais eficaz

Precisamos falar sobre gestão do tempo.

– Você já chegou ao fim de um dia desejando ter algumas horas a mais para poder dar conta de tudo o que gostaria de fazer?
– Já se sentiu sobrecarregado por ter que exercer várias funções ao mesmo tempo?
– Sua lista de atividades pendentes nunca termina – pelo contrário, parece que cresce mais a cada dia?

Saiba que você não está sozinho! 

Essa é a realidade de muitos empresários – especialmente dos de pequenos e médios negócios, em que, muitas vezes, o dono da empresa precisa assumir funções de RH, Financeiro, Compras etc.

Porém, se você reconhece esses cenários, precisa urgentemente refletir sobre a maneira como está gastando seu tempo. Assim, será possível identificar formas de tornar seu dia mais produtivo.

Criamos esse artigo justamente para apoiá-lo nesse desafio!

Continue a leitura e aprenda:

– O que muitas pessoas interpretam de maneira errada em relação à administração do tempo;
– Quais são as habilidades fundamentais para gerenciar o tempo de maneira eficaz;
– 4 dicas para gerenciar suas atividades e tornar seu dia a dia mais produtivo.

3 mitos sobre a gestão do tempo

Mas antes de revelarmos o que você precisa fazer para gerenciar o tempo de maneira mais efetiva, vamos refletir rapidamente sobre algumas visões equivocadas que as pessoas têm sobre administração do tempo… 

Pois é, são mitos. E mitos precisam ser combatidos com verdades. Falamos sobre elas a seguir.

Acompanhe!

Habilidades fundamentais para gerenciar o tempo de maneira realmente eficaz

Existem diversas tecnologias e metodologias voltadas à gestão do tempo. Mas é importante entender que essas ferramentas não são soluções mágicas – elas não irão funcionar por si só.

Pense o seguinte: se você nunca cozinhou na vida, comprar as panelas profissionais mais caras do mercado não vai torná-lo um chef de cozinha, certo? Com as ferramentas de gestão de tempo é a mesma coisa!

Nenhum sistema vai ajudá-lo se você não tiver as competências fundamentais para gerenciar suas horas de maneira estratégica.

E quais são essas habilidades?

Estudos apontam que há três capacidades que fazem com que alguns profissionais administrem melhor seu tempo. São elas:

⏳  Melhor entendimento da realidade. Habilidade pensar realisticamente sobre o tempo, entendendo que esse é um recurso limitado.

📆  Planejamento. Capacidade de organizar objetivos, planos, cronogramas e tarefas para usar o tempo de maneira mais efetiva.

🎯  Adaptação. Ser capaz de monitorar o uso do tempo enquanto realiza as atividades, incluindo ajustes para interrupções e mudanças de prioridade.

Ou seja, se você tem uma visão real sobre sua disponibilidade de tempo, planeja suas atividades e avalia como gasta o seu tempo, há mais chances de conseguir utilizar ferramentas e metodologias de administração do tempo de maneira eficaz.

4 dicas de gestão de tempo para gerenciar seu dia e ser mais produtivo

Baseando-se nas habilidades acima, existem algumas ações que você pode realizar para aumentar sua capacidade de administrar o tempo. São elas:

1) Categorização e monitoramento de atividades

– Você investe seu dinheiro sem pensar?
– Gasta suas finanças sem avaliar onde está direcionando seu capital?

Nada disso, não é mesmo?

Então, por que faria isso com o seu tempo?

Se você gerencia as finanças do seu estabelecimento planejando e direcionando de forma estratégica seus recursos, deve fazer o mesmo com o seu tempo.

O primeiro passo para isso é entender quais são as áreas em que você está investindo suas horas e quais são as atividades que mais estão tomando seu tempo. 

Para isso, é interessante criar categorias para cada tipo de atividade. Uma sugestão de categorização é a seguinte:

a) Responsabilidades centrais

Aqui, encaixam-se atividades relacionadas ao seu trabalho como gestor/dono do negócio – como, por exemplo: planejamento estratégico, reuniões com a equipe etc.

b) Desenvolvimento

Nessa categoria, você deve incluir atividades que não necessariamente fazem parte do seu trabalho, mas contribuem para seu crescimento – caso de treinamento, networking etc.

c) Gestão de pessoas

Atividades relacionadas à gestão do time do seu estabelecimento entram nessa categoria.

d) Crises

Atividades urgentes e inesperadas, mas que demandam atenção imediata, podem ser categorizadas como “crises”.

e) Atividades administrativas

Inclua aqui tarefas que se referem à administração do negócio – como, por exemplo, pagamento de impostos, preenchimento de planilhas etc.

f) Tempo livre

Tempo de almoço, cafés, idas ao médico, redes sociais ou outras atividades pessoais precisam ser contabilizadas. Chame-as de “tempo livre” e não as deixe de fora da sua análise.

Essa classificação é apenas uma sugestão. Você pode criar as categorias que mais têm a ver com a sua realidade!

Pode ser, por exemplo, que você tenha que exercer funções de outras áreas – como Financeiro, Compras e Marketing. Nesse caso, deve criar categorias específicas referentes a essas funções extras.

Depois de fazer essa categorização, é importante monitorar o tempo que você gasta em cada uma dessas áreas. Isso vai ajudá-lo a entender:

– Quais são as áreas que mais demandam seu tempo;
– Em quais funções você precisa de ajuda;
– Quais atividades podem ser otimizadas;
– Se está gastando mais tempo em tarefas operacionais diversas, deixando a desejar na gestão do negócio em si. 

Veja abaixo um exemplo de tabela de monitoramento do tempo, baseada no exemplo de categorização que citamos anteriormente: 

Imagem adaptada: Harvard Business Review

2) Definição de objetivos e prioridades

Outra habilidade fundamental para conseguir administrar suas horas e dias de maneira mais inteligente é saber claramente quais são suas prioridades.

O que queremos dizer com isso? Simples: é preciso saber em quais áreas você deve investir mais tempo e priorizar acima de tudo.

Imagine que você seja um malabarista equilibrando várias bolas. Existem algumas bolas de cristal e outras de borracha. As de cristal demanda mais atenção, pois, se caírem, o estrago será grande. Já as de borracha poderão cair sem causar danos e poderão ser recolhidas mais tarde.

Quais são as suas bolas de cristal na gestão do tempo?

Para estabelecer isso, é importante definir seus objetivos centrais. 

Por exemplo:

– Deseja aumentar a satisfação dos clientes nos próximos meses? Então, as atividades relacionadas a isso (treinamento dos funcionários; aprimoramento do atendimento; etc.) devem ter sua atenção central.

Ter esses objetivos fundamentais em mente vai ajudá-lo também a saber como agir em situações inesperadas.

Você já teve dias em que a cada momento surgia um “incêndio” que precisava apagar? Nessas horas, ter clareza sobre suas prioridades é crucial para não acumular tarefas e sobrecarregar ainda mais sua agenda.

A decisão precisa ser clara: se o imprevisto estiver relacionado a seus objetivos fundamentais, a escolha de largar tudo para focar a atenção naquela questão será incontestável.

Ou seja, dessa forma, você poderá ser flexível em relação à gestão do tempo, mas sem se deixar levar por qualquer acontecimento, mas sim agindo de maneira estratégica e consciente.

3) Planejamento realista de tarefas

Sabemos que, como dono da empresa, muitas vezes você pode se sentir na obrigação de fazer mais do que todos e entregar acima da média. Contudo, trabalhar mais nem sempre significa ser mais produtivo.

Portanto, saber fazer um planejamento realista é uma capacidade extremamente relevante. 

Até porque, se você não planeja suas atividades de maneira realista, entendendo claramente que algumas tarefas vão demandar mais tempo, poderá acabar se sentindo pressionado, frustrado e exausto.

⏰  Pressionado a atingir aquelas metas – mesmo que tenha que trabalhar além da conta.

🙇🏻‍♂️  Frustrado por não conseguir fazer tudo o que havia planejado.

😔  E exausto porque parece que seu trabalho nunca tem fim.

Se você fizer o passo número um – categorizar e monitorar suas atividades –, terá uma visão mais clara do tempo que cada atividade demanda. Dessa maneira, conseguirá se planejar adequadamente, separando o devido tempo para cada uma de suas tarefas.

4) Delegação de tarefas

Por fim, também é importante atentar-se para as tarefas que estão tomando seu tempo e que poderiam ser feitas por outras pessoas. 

Talvez você acredite que só você pode exercer determinada função… Mas lembre-se de que os colaboradores são recursos da sua empresa. Portanto, você precisa utilizá-los da melhor maneira possível.

Se tem receio de passar suas tarefas para outro profissional, uma ideia interessante é começar com atividades pequenas ou parciais.

Antes de passar mais responsabilidades de compras para alguém, por exemplo, peça ajuda dessa pessoa para preencher planilhas relacionadas a essa função. Assim, há a oportunidade de esse funcionário ir se adaptando às tarefas dessa área.

Além disso, você também poderá avaliar o interesse dele em aprender mais sobre essa atividade e se ele tem jeito para isso.

Vamos recapitular nossas dicas para você aprimorar sua gestão do tempo?

Para adquirir as habilidades fundamentais para administrar o tempo de maneira mais efetiva é preciso:

1) Categorizar os tipos de atividades exercidas e monitorar o tempo gasto em cada uma dessas categorias;
2) Definir objetivos centrais para priorizar as tarefas e direcionar o tempo de maneira mais estratégica e consciente;
3) Ter uma visão mais realista sobre o tempo que cada atividade demanda e planejar de acordo com essa reflexão;
4) Identificar tarefas que estão tomando seu tempo e, sempre que possível, delegar essas atividades entre sua equipe. 

Observação importante! 

Agora, talvez você esteja pensando… “Mas o problema é que eu não tenho tempo para fazer tudo isso!”.

Sim, em um primeiro momento, você vai precisar investir tempo para desenvolver essas habilidades. Contudo, esse investimento valerá a pena quando, no longo prazo, você perceber que aumentou a produtividade e a eficiência das tarefas do seu dia a dia.

Então, separe algumas horas para desenvolver essas ações e planejar seu dia para garantir uma melhor administração do tempo e, consequentemente, uma gestão mais eficaz do seu estabelecimento.

Sucesso!

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Imagens: Envato Elements