Fluxo de caixa MEI: saiba como controlar as finanças

Saber como cuidar direitinho dos gastos e administrar o dinheiro da empresa não é fácil para muitas pessoas, não é mesmo? Porém, esse é um fator decisivo para que o microempreendedor consiga ter progresso, sendo dono de seu próprio negócio. E, para isso, é essencial que o MEI compreenda a importância de fazer um controle financeiro do que gasta e ganha. Ou seja, não basta apenas “gastar pouco”, é necessário entender melhor sobre fluxo de caixa. Aqui vão algumas dicas simples para descomplicar o seu dia a dia e dar a você uma mão nessa tarefa.

 O que é fluxo de caixa?

Nada mais é do que uma estrutura gerencial organizada, que apresenta os pagamentos e os recebimentos, além de estimativas de despesas periódicas. Esse controle serve para organizar as contas e se antecipar, caso seja surpreendido por algum problema financeiro. Isso permite realizar um planejamento adequado e contribui positivamente para as tomadas de decisão, como:

• Frete e logística.

• Compra de novos equipamentos.

• Insumos para continuar a fabricação de seus produtos.

• Regularização de impostos.

• Custos de infraestrutura e manutenção.

• Pagamento de funcionários.

Lembre-se destas palavras: custos, receitas e despesas. São palavras mágicas para um bom empreendedor. Entenda o porquê!

Custos: são as saídas do caixa da empresa que se referem aos produtos e serviços produzidos. Se você é MEI e produz doces, por exemplo, alguns tipos de custo são os materiais que você usa para produzir seus produtos. Leite condensado, farinha, embalagens, gastos para a retirada desses materiais (ônibus, Uber, combustível).

Despesas: são os gastos referentes à manutenção da empresa e não estão diretamente relacionados ao produto. Contas de telefone, luz, impostos ou tarifas bancárias são algumas contas que você paga mensalmente e que também entram no fluxo de caixa.

Receitas: é toda e qualquer renda gerada por sua empresa. Pode ser obtida tanto pela venda do seu produto ou serviço quanto pela venda de um equipamento ou maquinário que esteja parado. Esse dinheiro entra na conta do mês, portanto, deve constar do fluxo de caixa.

Com as entradas e saídas estruturadas, o panorama da saúde financeira de sua empresa fica mais claro. Isso facilita a decisão de identificar quais gastos cortar e, também, de enxergar a necessidade de maior investimento em marketing ou vendas.

Como fazer um fluxo de caixa corretamente?

Reduza despesas: provavelmente, algumas despesas podem ser cortadas ou, no mínimo, reduzidas. Faça uma análise das saídas e das dívidas. Assim, poderá pensar em alternativas, como negociar dívidas como empréstimos e financiamentos, ou reduzir o consumo de energia elétrica. É interessante avaliar também a situação dos seus fornecedores para negociar um valor melhor.

Invista em estratégias de marketing para alavancar suas vendas.

Faça uma avaliação estratégica do seu produto e do público-alvo. Estude o mercado e o comportamento de seu público. Verifique se está se comunicando corretamente com ele. Estude se o produto ou o serviço está atendendo às expectativas e se o preço está acessível para as pessoas que quer atingir. Certas vezes, o empreendedor tem dúvidas para precificar seu produto ou serviço, mas é fundamental para se destacar no mercado.

Anote as entradas referentes às vendas de seus produtos ou serviços. A diferença entre os totais de despesas e receita será o valor que a sua empresa terá em caixa. Esse fluxo deve ser mantido sempre positivo, não atrasando pagamentos de funcionários e evitando que contas fiquem no vermelho por muito tempo, pois isso, mais cedo ou mais tarde, afetará o seu fluxo de caixa e acabará prejudicando seus negócios.

O que anotar?

Data.

Cliente.

O que vendeu.

Se foi venda de produto ou serviço.

O valor da venda.

A forma de pagamento.

Se o pagamento foi parcelado ou à vista e o número de parcelas.

Se emitiu ou não uma nota fiscal.

Se já recebeu o pagamento.

Você pode fazer esse controle de muitas formas. Pode anotar em um caderno ou fazer uma planilha do Excel. Alguns sites disponibilizam modelos de planilha para seguir e, certas vezes, disponibilizam até planilhas gratuitas para download.

Esse controle pode ser diário, semanal ou mensal. Tudo vai depender da necessidade do seu negócio. Se tiver uma loja ou algum tipo de comércio, pode controlar diariamente as vendas e fazer um resumo de tudo no final do mês.

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O que deve constar no fluxo de caixa

O saldo inicial somado aos recebimentos (sejam de vendas à vista ou a prazo, empréstimos, entre outras modalidades de recebimento de receita); e o saldo inicial subtraídos os pagamentos realizados (despesas fixas e variáveis, salário de funcionários, impostos e outras contribuições sociais, fornecedores etc.).

Também deve constar o saldo final. Nele, são descritas as estimativas dos valores a receber futuramente, além da receita bruta disponível em caixa.

Planilha de fluxo de caixa para ajudar na gestão do seu dinheiro

O Sebrae é um grande parceiro do MEI. Em seu site, é possível fazer o download de planilhas adaptadas para cada tipo de negócio ou situação. Veja:

Nunca misture as contas de MEI com contas pessoais!

Um erro comum cometido por muitos empreendedores: misturar as contas pessoais com as da empresa ou vice-versa. Não faça isso!

Mesclar gastos não permite visualizar a entrada e a saída exatos do dinheiro de sua empresa. Outro erro comum que não deve ocorrer de forma alguma: fazer retiradas do caixa sem programação. Ao fazer essas retiradas, você começa a perder o controle de seus recursos, prejudicando sua reserva pessoal, que acaba tendo de ser utilizada para cobrir os gastos da empresa. Isso vira “uma bola de neve”, que faz com que os lucros não sejam suficientes para manter o seu negócio. Muitas empresas faliram por terem seus lucros esgotados para arcar com despesas que não tinham ligação com a empresa.

Por mais que pareça tentador e inteligente “retirar um valor, por menor que seja” do caixa ou “ajudar a empresa tirando dinheiro da conta pessoal”, contenha-se! Faça as contas, coloque tudo na ponta do lápis para entender a razão da retirada e, assim, não desorganizar as finanças ou atrapalhar o fluxo de caixa. Esse descontrole, inevitavelmente, coloca sua empresa em risco.

Agora que você conheceu as dicas para criar um bom fluxo de caixa e manter a saúde financeira de seu negócio, que tal aprender como negociar com seus fornecedores? Confira aqui: